«О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

https://sozd.duma.gov.ru/bill/748758-7

Проект 02/08/12-19/00098266

«Об утверждении порядка представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц»

https://regulation.gov.ru/projects#npa=98266

Проект 02/08/12-19/00098252

«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

http://regulation.gov.ru/projects#npa=98252

Проект 01/02/12-19/00097855

«Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения»

http://regulation.gov.ru/projects#npa=97855

Формат обмена с ПФР

http://www.pfrf.ru/info/af (актуальная версия форматов документов - АФ.2.43д от 23.12.2019).

«ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий».
«ОК 016-94. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».

Сведения о трудовой деятельности как перспективная замена трудовых книжек

Состав сведений

Сведения о трудовой деятельности – основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, содержащая:

Сведения о самом работнике:

СНИЛС;

ФИО

Сведения о трудовой деятельности:

Место работы:

– наименование страхователя,

– сведения об изменении наименования страхователя,

– основание изменения его наименования

(реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

– регистрационный номер страхователя

(отдельно учитываются организации и ОП организаций, поставленные на учет в ПФР)

Сведения о выполняемой работе и периодах работы:

– сведения о приеме на работу

с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник

– трудовая функция

(работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы* [1] )

– сведения о переводах на другую постоянную работу;

– сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

– реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Иную, предусмотренную ТК РФ, информацию:

– информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ

либо

– информация о предоставлении работнику с ведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ

Хранение сведений о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности:

• формируются работодателями,

• передаются в информационную систему ПФР,

• хранятся на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица (как прочие сведения персонифицированного учета).

Способы и сроки передачи данных в ПФР

Два способа передачи работодателями сведений в ПФР:

• через личный кабинет Страхователя на сайте;

• через спецоператора связи, как прочую отчетность (численность работников организации > 25 чел).

Сроки передачи сведений в ПФР:

Передача в ПФР исторических сведений

Передаются сведения о трудовой деятельности по состоянию
на 01.01.2020 г. у данного страхователя:

• в 2020г вместе с данными о приеме/переводе/увольнении/подаче заявлений;

• если не было изменений по работнику - не позднее 15.02.2021 г.

«Особенные» работники

• Внешние и внутренние совместители – сведения по ним передаются в ПФР (ранее в ТК отражалось совместительство только по желанию работника работодателем по основному месту работы). Как следствие – необходимость ведения учетных данных в разрезе контрактов (трудовых договоров) в приложении кадрового учета.

• Особенности представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц устанавливаются Минтрудом по согласованию с ФОИВ и ПФР (например, может по окончании службы вноситься одна запись за весь период). См. выше выше

Ответственность

• За нарушения представления сведений о трудовой деятельности, должностное лицо страхователя привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства;

• Информацию о непредставлении в установленный срок либо представлении неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работающих лиц территориальный орган ПФР направляет в Роструд и его территориальным органам (ГИТ), в порядке межведомственного взаимодействия.

Как получить сведения о трудовой деятельности соискателя / работника

Только от соискателя / работника:

• на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (или документы, выданные прошлыми работодателями при увольнении, или один документ, полученный из ресурсов ПФР),

• в виде файла, направленного ПФР по адресу электронной почты, указанному работником (или почта работника, или почта работодателя).

Как получить сведения о своей трудовой деятельности

На выбор работника законодательством предусмотрены четыре варианта:

• у работодателя по {последнему} месту работы (за период работы у данного работодателя) - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме ЭД, подписанного УКЭП (при ее наличии у работодателя):

Работодатель обязан предоставлять работнику сведения способом, указанным в заявлении работника.

Варианты подачи заявления:

– в письменной форме или

– направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

Сроки выдачи документа работнику:

– в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;

– при увольнении - в день прекращения трудового договора.

• в МФЦ - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

• в клиентской службе ПФР - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме ЭД, подписанного УКЭП;

• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) - в форме ЭД, подписанного УКЭП.

У кого останется бумажная трудовая книжка

• Работодатели продолжают вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех работников, которые подали об этом до 1 января 2021 года работодателю письменное заявление.

• За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующих трудоустройствах к другим работодателям.

• Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

• В случае непредставления работником одного из предусмотренных заявлений работодатель продолжает вести трудовую книжку работника в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

Права работника

• Работникам, подавшим заявления о представлении сведений о трудовой деятельности, работодатели выдают бумажные трудовые книжки на руки и после этого работодатели освобождаются от ответственности за их ведение и хранение.

• При выдаче трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись (законодатель не определил пока, какая именно).

• Определены категории лиц, которые могут подать заявление после 01.01.2021 г. (находившиеся в отпуске, отстраненные от работы, а также находившиеся на больничном)

У кого никогда не будет бумажной трудовой книжки

Для работников, впервые поступающих на работу с 01.01.2021 г., трудовые книжки на бумажном носителе не ведутся.

Мероприятия, которые должен осуществить работодатель

Организационные:

• Назначить ответственных за передачу отчетности в ПФР лиц;

• Оформить электронные подписи;

• Заключить соглашение с ПФР об обмене сведениями (через спецоператора связи или ЛК Страхователя ПФР);

• Внести изменения в документы – дополнить термин «трудовая книжка» фразой «или сведения о трудовой деятельности», прописать адрес эл. почты для заявлений и направления ЭТК;

• Утвердить новые и изменить имеющиеся формы:

– Уведомления работников о составе изменений в порядке ведения трудовых книжек и необходимости выбора способа ведения: ТК или ЭТК (уведомить под подпись до 30.06.2020);

– Заявлений работников:

– о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (получить от работника с собственноручной подписью до 31.12.2020г);

– о ведении сведений о ТД в электронном виде (получить от работника с собственноручной подписью до 31.12.2020г);

– о выдаче документов, связанных с работой;

– о выдаче сведений о трудовой деятельности;

– о выявлении неверной или неполной информации в ЭТК (ПФР).

• Внести изменения в учетную политику организации (например, график документооборота);

Ревизионировать штатное расписание

• Привести наименования штатных должностей, занятие которых связано с предоставлением льгот или ограничений, к квалификационным справочникам или профстандартам:

В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

• Для штатных должностей указать код по ОКЗ (не обязательно);

• Для должностей государственной службы указать код должности по реестру:

Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей

Реализация в ПП «ПАРУС-Бюджет 8». Общие сведения

Модули кадрового учета позволяют осуществлять ведение сведений о трудовой деятельности в объеме, достаточном для исполнения обязанностей работодателя по отношению к работнику и предоставлению регламентированной отчетности в ПФР.

Для ведения сведений о трудовой деятельности работников специально разработан новый учетный раздел «Журнал электронных трудовых книжек» (выбор наименования обусловлен необходимостью однозначного визуального разделения двух новых разделов). В этом разделе осуществляется учет сведений о трудовой деятельности работников (в т.ч. информации о подаче и отзыве заявлений работников: о продолжении ведения трудовой книжки и представлении сведений о трудовой деятельности).

На основании журнала учета сведений о трудовой деятельности работников осуществляется подготовка печатной формы сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя.

Подготовка сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР осуществляется в специализированном документарном разделе – «Сведения о трудовой деятельности работников», при этом обеспечено:

• составление отчетов как по работодателю в целом, так и и по обособленным подразделениям работодателя, поставленным на учет в ПФР самостоятельно;

• автоматизированное наполнение отчета сведениями о трудовой деятельности работников, подлежащими передаче в ПФР за отчетный период.

Для печати отчетов и подготовки файла выгрузки используются шаблоны пользовательских отчетов, зарегистрированные в разделе «Пользовательские отчеты».

Наполнение раздела «Журнал электронных трудовых книжек»

Вызов раздела осуществляется из главного меню «Документы:»

В этом разделе ведется учет сведений о трудовой деятельности работников (в т.ч. информации о подаче и отзыве заявлений работников: о продолжении ведения трудовой книжки и представлении сведений о трудовой деятельности).

Формирование записей раздела осуществляется:

• автоматически:

– на основании приказов о кадровых перемещениях, о совместительстве, присвоении квалификационной категории, присвоении звания, классного чина;

• автоматизированно:

– на основании информации об изменении наименования работодателя;

– сведениями о последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020г. (на основе исторических данных);

– на основе файла выгрузки сведений о трудовой деятельности, предоставляемых из информационных ресурсов ПФР (используется для учета периодов работы у предыдущих работодателей);

• вручную пользователем.

В журнале обеспечена подготовка отменяющих сведений о мероприятиях кадрового учета, ранее представленных в ПФР:

• автоматически:

– на основании отмены принятия к учету приказов о кадровых перемещениях, о совместительстве, присвоении квалификационной категории, присвоении звания, классного чина;

• автоматизированно:

– на основании информации об изменении наименования работодателя;

– на основании ранее зарегистрированного мероприятия;

!Важно. Заполнить раздел данными до начала ведения учета:

Вызовите пользовательскую процедуру «Создание сведений на начало ведения учета»

В результате отработки процедуры в разделе появятся записи с начала года по отработанным приказам.

• вручную пользователем.

Действия по ручному наполнению раздела в настоящей инструкции не рассматриваются.

Структура раздела: мастер, содержащий сведения о Работодателе и Работнике, и спецификация, содержащая перечень кадровых мероприятий и заявлений работника:

Состав сведений о трудовой деятельности определяется составом сведений, подлежащих передаче в ПФР, и включает в себя:

Сведения о мероприятии:

UUID мероприятия заполняется в момент включения мероприятия в отчет «Сведения о трудовой деятельности работников».

Сведения о документах, на основании которых осуществлено мероприятие:

Сведения о мероприятии, полученном путем импорта файла-выписки из ресурсов ПФР:

Сведения о заявлениях работника:

Добавление исходных записей на основании приказов

С точки зрения работы пользователя в разделе «Приказы» ничего не меняется. На основании произведенных ранее настроек автоматически создаются записи сведений о трудовой деятельности в Журнале.

В разделе «Приказы» обеспечена визуализация информации о созданных мероприятиях и статусе их включения в отчетность:

Сведения о трудовой деятельности типа «Прием на работу» зарегистрированы в разделе «Журнал электронных трудовых книжек»:

Добавление отменяющих записей на основании приказов

С точки зрения работы пользователя в разделе «Приказы» ничего не меняется. Для того, чтобы отменить мероприятие, ранее созданное из «Приказов» и уже переданное в ПФР, требуется снять отработку в учете с пункта приказа о кадровом мероприятии. На основании связей между пунктом приказа и записью спецификации «Журнала электронных трудовых книжек» автоматически создаются записи об отмене сведений о трудовой деятельности в Журнале.

При снятии отработки, при необходимости, можно изменить дату отмены мероприятия:

В пункте приказа будет заполнена Дата отмены отработки:

После выполнения действия в «Журнале электронных трудовых книжек» будет создана запись об отменяющем мероприятии, в поле « UUID отменяемого мероприятия» будет перенесен « UUID » исходного мероприятия:

Если отмена одного мероприятия влечет подачу новых исходных (заменяющих) сведений, то необходимо зарегистрировать новый приказ (или в прежнем приказе новый пункт) с правильными данными о мероприятии.

Важно! При снятии отработки с пункта приказа, мероприятия по которому НЕ включены в отчет «СЗВ-ТД» (у них не заполнено поле « UUID »), отменяющие мероприятия не создаются, а исходное мероприятие удаляется.

Добавление отменяющих записей на основании исходного мероприятия

В некоторых случаях не представляется возможным снятие отработки с пункта приказа, но создать отменяющее мероприятие необходимо. Для осуществления этого в разделе «Журнал электронных трудовых книжек» реализовано специальное действие «Отменить», требующее назначения отдельных прав пользователю. Действие вызывается из спецификации «Сведения о трудовой деятельности»:

При выполнении действия, при необходимости, можно изменить дату отмены мероприятия. На основании исходной записи будет заполнено поле « UUID отменяемого мероприятия»:

Изменение наименования работодателя

Мероприятие «Переименование работодателя» регистрируется массово для всех работников работодателя из спецификации «История изменения реквизитов» словаря «Контрагенты» для контрагента, соответствующего работодателю.

Для формирования сведений о переименовании работодателя используются новые реквизиты, хранящиеся на закладке «Дополнительно»:

Вид мероприятия – требуется указать код сведений – ссылку на запись словаря «Виды мероприятий ЭТК». Если ссылка задана, то для создаваемой записи истории изменения реквизитов будет возможность отразить кадровое мероприятие в «Журнале электронных трудовых книжек». Если ссылка на словарь не задана, то записи о кадровом мероприятии в «Журнале электронных трудовых книжек» создаваться не будут.

Группа полей «Документ-основание»

Приказ – ссылка за запись словаря «Типы документов». Задается документ, на основании которого осуществлено переименование работодателя.

Номер – номер документа, на основании которого осуществлено переименование работодателя. Задается в виде «Серия + пробел + Номер».

Дата – дата документа, на основании которого осуществлено переименование работодателя.

Далее выполняется действие «Формирование сведений о трудовой деятельности», требующее назначения отдельных прав пользователю:

Сведения о трудовой деятельности типа «Переименование работодателя» зарегистрированы в разделе «Журнал электронных трудовых книжек»:

Для того, чтобы отменить мероприятие, ранее созданное из «Истории изменения реквизитов» и уже переданное в ПФР, необходимо выполнить специальное действие «отмена формирования сведений о трудовой деятельности», требующее назначения отдельных прав пользователю. На основании связей между записью спецификации «История изменения реквизитов» и записями спецификации «Журнала электронных трудовых книжек» автоматически создаются записи об отмене сведений о трудовой деятельности в Журнале.

Сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020г

При первом предоставлении сведений о трудовой деятельности конкретного работника или о подаче им заявлений необходимо одновременно передать в ПФР сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020г.

При этом:

если работник не работал у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020г, то данные не передаются;

если последним мероприятием было переименование работодателя, то передать следует и переименование работодателя, и последнее мероприятие кадрового учета (прием перевод).

Импорт выписки, предоставленной работником

При приеме на работу работник может предоставить сведения о своей трудовой деятельности в виде файла XML , полученного из ресурсов ПФР. Для импорта сведений о трудовой деятельности реализовано специальное действие (требуется загрузка «Управляемых разделов»):

Сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в файле, будут зарегистрированы в разделе «Журнал электронных трудовых книжек»:

Добавление сведений о поданных работником заявлениях

При получении от работника того или иного заявления стандартно регистрируются соответствующие записи:

При необходимости отзыва того или иного заявления регистрируется запись с датой заявления и датой подачи отзыва заявления.

Если запись была получена из выписки ПФР, то в ней будет указан соответствующий признак.

Работа в разделе «Сведения о трудовой деятельности работников»

Вызов раздела осуществляется из главного меню «Учет».

Структура раздела: мастер, содержащий сведения о Работодателе (или его обособленном подразделении), отчетном периоде, подписанте, и спецификация, содержащая перечень кадровых мероприятий и заявлений работника, включенных в отчет:

Добавление отчета

Создается заголовок пакета отчетности, для которого отбираются записи ЭТК, не включенные ранее в отчетность. При добавлении отчета можно установить параметр «Формировать», в этом случае будут автоматически подобраны записи, ранее не включенные в отчетность этого месяца (или отчетного месяца, и всех предшествующих ему):

Имя файла выгрузки будет заполнено в момент добавления заголовка отчета. Оно изменяется при изменении параметров заголовка.

В записях «Журнала электронных трудовых книжек» будет сгенерирован UUID мероприятий:

Исходные мероприятия включаются в отчет по дате мероприятия, а отменяющие – по дате исходного мероприятия.

Если после добавления заголовка отчета потребуется переформировать состав включенных сведений, то необходимо выполнить действие «Сформировать состав»:

На форме параметров действия указывается правило подбора мероприятий и заявлений:

Исключение записей о мероприятиях из пакета отчетности

В случаях отказа ПФР в приеме некоторых мероприятий кадрового учета, представленных в одном файле, потребуется исправить сведения и предоставить их заново в виде отдельного файла.

Для осуществления этого в разделе «Сведения о трудовой деятельности работников» реализовано специальное действие «Исключить», требующее назначения отдельных прав пользователю. Действие вызывается из спецификации «Сведения о мероприятиях кадрового учета» или «Заявления сотрудника» (в зависимости от того, что исключается):

Утверждение отчета

Для принятого ПФР отчета необходимо выполнить действие «Утвердить», закрывающее документ от изменений:

Факт утверждения отчета определяется датой, которую пользователь задает в параметрах действия «Утвердить».

По выполнении действия в гриде спецификации будет заполнена дата «Дата утверждения». Это «служебная» информация, данная дата при печати и выгрузке не используется.

При этом все данные станут не доступны для изменения.

При необходимости утверждение может быть снято так же через контекстное меню.

Печать и выгрузка отчета по форме «СЗВ-ТД»

Печать отчета осуществляется из раздела «Сведения о трудовой деятельности работников» по текущей записи раздела.

Режим печати – выбор одного из значений: «Печать», «Печать и выгрузка», «Выгрузка»

Окно с выбором каталога выгрузки будет выведено при заполнении параметра отчета «Режим печати» одним из двух значений: «Печать и выгрузка», «Выгрузка».

По указанному в данном окне каталогу будет размещен файл выгрузки.

Полученный файл выгрузки отправляется в ПФР или средствами спецоператора связи, или через личный кабинет страхователя https://es.pfrf.ru/

После отправки доступна квитанция о приеме отчета:

[1] «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий». Для работы со справочником полезна Информация Минтруда России "Таблица соответствия ОКЗ-2014 и ОКЗ-93"

Дерево страниц

Сведения о трудовой деятельности

Законодательное обоснование

Сведения о трудовой деятельности как перспективная замена трудовых книжек

Реализация в ПП «ПАРУС-Бюджет 8». Общие сведения

Наполнение раздела «Журнал электронных трудовых книжек»

Работа в разделе «Сведения о трудовой деятельности работников»