Программный продукт «ПАРУС-Бюджет 8»
Модуль
«Регистр учета имущества»
Руководство пользователя
Краснодар - 2017
© ООО «Корпорация «ПАРУС», 1990-2017. Все права защищены.
Без предварительного получения письменного разрешения ООО «Корпорация «ПАРУС» этот документ (или его часть) не может быть подвергнут копированию, фотокопированию, репродуцированию, переводу или переносу на любые носители.
Информация, содержащаяся в этом документе, может быть изменена без специального уведомления, что не является нарушением обязательств по отношению к пользователю со стороны ООО «Корпорация «ПАРУС».
Содержание данного документа может частично не соответствовать установленной у пользователя версии Программного продукта – в связи с постоянным его развитием. Для получения более точной информации используйте электронную справочную систему.
Редакция от 01.11.2017
Оглавление
Поля, обязательные для заполнения
Глава 1 Специализированные словари
Глава 2 Раздел Объекты имущества
Журнал ошибок и предупреждений
Журнал ошибок и предупреждений
Отчет о действующих объектах имущества
Отчет о простоях объектов имущества
Общая информация о системе
Модуль «Регистр учета имущества» (далее Система) разработан для сбора, анализа и консолидации информации о закрепленном за организацией имуществе, его составе и техническом состоянии.
- Хранение и обработка больших объемов информации.
- Интеграция раздела «Структура учреждения» с системой «Регистр медицинских организаций», позволяющая вести учет имущества в единой структуре подразделений.
- Добавление и изменение данных о наименованиях оборудования, путем создания и согласования заявок с ответственными сотрудниками в системе «Управление деловыми процессами».
-
Формирование отчетности по заданным критериям, возможность получить сводную информацию:
- о перечне имущества, действующего на отчетную дату;
- о перечне имущества, находящегося в простое, с указанием периода и причин простоя;
- об ошибках, выявленных при заполнении данных системы.
Разделы Системы
- Объекты имущества;
- Регистр кадров.
Особенности работы в Системе
Поля, обязательные для заполнения
Поля, выделенные желтым цветом, являются обязательными для заполнения. Если какое-то из обязательных полей не заполнено, то кнопка «ОК» будет неактивна.
Контекстное меню
Контекстное меню содержит команды для объекта, находящегося под указателем мыши в момент вызова меню (или для выделенных записей), а также может содержать вызов связанных с объектом разделов. Для вызова контекстного меню используется правая клавиша мыши (далее ПКМ) (при настройке мыши для левой руки – левая клавиша мыши (далее ЛКМ)).
Стандартные действия
В списке записей каждого раздела пользователям доступны следующие стандартные действия:
• сортировка данных;
• отбор по колонке;
• добавление записей;
• размножение записей;
• исправление записей;
• удаление записей.
Каждое поле таблицы можно отсортировать по возрастанию и убыванию (для текстовых полей – по алфавиту в прямом и обратном порядке). Для быстрой сортировки следует навести курсор на заголовок таблицы и нажать ЛКМ. При повторном нажатии значения в столбце будут отсортированы в обратном порядке, последующее нажатие отменит предыдущие сортировки. Если колонка отсортирована, это будет показано с помощью специального значка
или .
Для сортировки по нескольким столбцам одновременно необходимо произвести сортировку по первой колонке описанным способом; для второй и последующих колонок с зажатой кнопкой «Ctrl».
Действие «Отобрать по колонке» предназначено для отбора записей в списке по условию, заданному для определенной, предварительно выбранной колонки. Для отбора записи по колонке необходимо навести курсор на нужную колонку (например, отобрать по СНИЛС), нажать ПКМ – «Отобрать по колонке» и ввести в таблицу нужное значение. Условия отбора по колонке можно задать для двух и более колонок одного списка, при этом будут учитываться все заданные значения. Если в системе нет данных по заданному условию, таблицы будут пустыми.
Кнопки окна «Отбор по колонке»
«ОК» – утверждение заданного условия отбора по колонке и выполнение непосредственно отбора;
«Отмена» – отказ от изменений, проведенных в окне «Отбор по колонке», и выполнение отбора при начальных условиях;
«Очистить» – очистить поля, либо установить все флажки при отборе по колонке типа «Значение»;
«Сбросить» – снять все флажки при отборе по колонке типа «Значение»;
«Очистить все» – отмена отбора сразу по всем колонкам.
После завершения работы со списком рекомендовано очистить все фильтры отбора (ПКМ – «Отобрать по колонке» – «Очистить все»).
Условия отбора, заданные для двух и более колонок одного списка, учитываются в совокупности (объединяются по логическому «И»).
Для повышения эффективности отбора, задавая условия по большинству текстовых полей, можно использовать знаки подстановки:
«*» (звездочка) – знак, означающий любое количество символов;
«?» (вопросительный знак) – знак, означающий один любой символ;
«()» (открывающая и закрывающая круглые скобки подряд) – знак, означающий отсутствие любых символов в поле (пустое значение).
При вводе в одном поле нескольких значений их следует разделять знаком «;» (точка с запятой). Также возможно отобрать значения с использованием «отрицающего знака» – «!». Например,
|
Текст условия отбора |
Удовлетворяют условию только те значения, которые... |
|
А* |
...начинаются с А; |
|
!А* |
...не начинаются с А; |
|
А*;Б* |
...начинаются с А или Б; |
|
!А*;!Б* |
...не начинаются с А и не начинаются с Б (то есть все, кроме начинающихся на А или Б) |
Для добавления новой записи в таблицу требуется вызвать контекстное меню (ПКМ) и выбрать пункт «Добавить» или нажать на клавиатуре клавишу «Ins». В открывшемся окне следует заполнить предлагаемые поля и нажать кнопку «OK». Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать кнопку «Отмена».
Если для добавления записи в таблицу не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то существующую запись можно размножить. Для этого в контекстном меню (ПКМ) нужной строки необходимо выбрать пункт «Размножить» или нажать на клавиатуре сочетание клавиш «Ctrl+F3». В открывшемся окне следует внести необходимые изменения и нажать кнопку «ОК».
Для редактирования данных таблицы необходимо вызвать контекстное меню (ПКМ) изменяемой записи и выбрать пункт «Исправить» или нажать на клавиатуре клавишу «F2». В открывшемся окне следует внести необходимые изменения и нажать кнопку «ОК». Аналогично для закрытия окна без сохранения данных следует нажать кнопку «Отмена».
Если запись внесена ошибочно или существуют другие веские причины для удаления записи необходимо вызвать контекстное меню (ПКМ) и выбрать пункт «Удалить».
Глава 1 Специализированные словари
Словари в Системе – это хранилище информации, содержащее некоторые вспомогательные сведения, которые используются при работе с объектами учета.
Применение словарей значительно ускоряет процесс занесения новой информации, так как ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит нужную информацию.
Данный подход к заполнению разделов обеспечивает получение единообразных данных из различных источников, исключает ошибки при вводе, а также облегчает дальнейшую обработку и обобщение информации.
В стандартной поставке Системы словари содержат данные. При подготовке к работе необходимо проверить все словари и, при необходимости, привести их содержимое в соответствие с пожеланиями и потребностями пользователей. Большинство словарей Системы составлены на основе словарей министерства здравоохранения РФ.
Словари размещены в пункте «Словари» головного меню.
Контрагенты. Словарь содержит перечень организаций и физических лиц, используемых в Системе, а также информацию о контрагенте, например, адрес, коды, банковские реквизиты.
Юридические лица. Словарь содержит перечень учреждений, учетные данные которых регистрируются, хранятся и обрабатываются в Системе.
Виды документов. Словарь содержит перечень видов документов.
Виды объектов имущества. Словарь содержит перечень видов объектов имущества.
Классификатор объектов имущества. Словарь содержит перечень объектов имущества. Объекты имущества могут быть представлены как объекты индивидуального учета, так и комплект (установлен признак «Комплект»).
Причины простоя. Словарь содержит причины простоя объектов имущества
Производители. Словарь содержит перечень наименований производителей объектов имущества.
Поставщики. Словарь содержит перечень наименований поставщиков объектов имущества.
Глава 2 Раздел
Объекты имущества
Раздел предназначен для регистрации общей и дополнительной информации об объектах имущества, закрепленных за подразделением медицинской организации. Вызов раздела осуществляется через пункт главного меню «Учет» – «Объекты имущества».
В окне «Структура учреждения» отображается структура, сформированная в разделе «Структура учреждения».
В данном окне каталоги дерева структуры имеют различное цветовое обозначение:
-
– зеленый
цвет обозначает «пустую» структурную единицу, то есть, в ней нет зарегистрированных объектов имущества. Однако данная структурная единица может содержать в себе структурные единицы с имуществом в своем составе;
-
– желтый цвет обозначает,
что в данной структурной единице присутствуют зарегистрированные объекты имущества;
-
– фиолетовый цвет обозначает, что каталог представляет собой объект имущества – комплект.
При позиционировании на каталоге отображаются только объекты, зарегистрированные непосредственно в выделенном каталоге (либо, в случае с каталогом фиолетового цвета – объекты, которые входят в состав комплекта).
Структура
Объекты имущества
Операции
Простои
Техническое обслуживание
Журнал ошибок и предупреждений
Объекты имущества
Добавление записи в раздел осуществляется стандартным добавлением (действие в контекстном меню (ПКМ) – «Добавить»)
Поля (характеристики):
- Наименование. Указывается наименование объекта, заполняется из словаря «Классификатор ОИ».
- Вид. Указывается вид объекта, заполняется автоматически из характеристики в словаре «Классификатор ОИ».
- Модель. Указывается модель объекта имущества.
- Серийный номер. Указывается серийный номер объекта имущества.
- Инвентарный номер. Указывается инвентарный номер объекта имущества.
- Дата приобретения. Указывается дата приобретения объекта имущества.
- Стоимость приобретения. Указывается стоимость приобретения объекта имущества.
- Дата выпуска. Указывается дата выпуска объекта имущества.
- Гарантийный срок. Указывается гарантийный срок использования объекта имущества.
- Установленный ресурс. Указывается установленный ресурс использования объекта имущества.
- Срок полезного использования. Указывается срок полезного использования объекта имущества.
- Производитель. Указывается производитель объекта имущества, заполняется из словаря «Производитель».
- Поставщик. Указывается поставщик объекта имущества, заполняется из словаря «Поставщики».
- Назначение. Указывается назначение объекта, текстовое поле.
Операции
После добавления объекта имущества в раздел, необходимо выполнить операции «Принять к учету» и «Передача в эксплуатацию». Для этого в контекстном меню (ПКМ) выбрать пункт «Операции», действие «Принять к учету».
Параметры действия «Принять к учету»:
- Дата. Указывается дата операции «Принять к учету».
- Организация. Отражается организация, за которой закреплен объект имущества.
- МОЛ. Указывается лицо, материально-ответственное за сохранность объекта имущества, заполняется из раздела «Регистр учета».
- Автоматически передавать в эксплуатацию. Если признак установлен, то в автоматическом режиме будет сформирована операция «Передача в эксплуатацию» с теми же параметрами, что и «Принятие к учету».
- Тип. Указывается тип документа-основания, заполняется из словаря «Типы документов».
- Номер. Указывается номер документа-основания.
- Дата. Указывается дата документа-основания.
В результате действия в спецификации «Операции» отразятся записи о проведенных операциях над объектом.
Далее необходимо отражать такие операции как «Назначение МОЛ» при смене материально-ответственного лица, «Списание» - при списании объекта имущества с учета. Параметры действий идентичны параметрам действия «Принять к учету».
Простои
Спецификации содержит сведения о простоях в работе объектов имущества. Добавление записи в спецификацию осуществляется стандартным добавлением (действие в контекстном меню (ПКМ) – «Добавить»)
Поля (характеристики):
- Дата начала. Указывается дата начала простоя.
- Причина. Указывается причина простоя.
- Дата окончания. Указывается дата окончания простоя.
Техническое обслуживание
Спецификации содержит сведения о техническом обслуживании объектов имущества. Добавление записи в спецификацию осуществляется стандартным добавлением (действие в контекстном меню (ПКМ) – «Добавить»)
Поля (характеристики)
- Дата прохождения ТО. Указывается дата прохождения текущего обслуживания.
- Организация, осуществляющая ТО. Указывается организация, осуществляющая техническое обслуживание.
- Тип документа . Указывается тип документа о прохождении технического облуживания.
- Номер документа. Указывается номер документа о прохождении технического обслуживания.
- Дата документа. Указывается дата документа о прохождении технического обслуживания.
Журнал ошибок и предупреждений
Спецификация содержит информацию об ошибках и предупреждениях при заполнении регистра учета имущества и дополнительной информации. Записи регистрируются после запуска действия «Выполнить контроль» в контекстном меню (ПКМ) раздела «Объекты имущества».
В Системе предусмотрены следующие типы ошибок:
- Предупреждение. В данных присутствуют предупреждения, рекомендуемые к исправлению.
- Ошибка. В данных присутствуют ошибки, обязательные к исправлению.
Глава 3 Раздел Регистр кадров
Раздел содержит список сотрудников медицинской организации, информацию о личных делах и квалификационных категориях. Регистр автоматически формируется на основании данных раздела «Регистр работников медицинских организаций» системы «Регистр медицинских работников».
Поля (характеристики ):
- Юридическое лицо. Указывается организация, где работает сотрудник, выбор из словаря «Юридические лица».
- Наименование. Указывается наименование, заполняется автоматически из наименования юридического лица.
- СНИЛС. Указывается СНИЛС сотрудника.
- Фамилия . Указывается фамилия сотрудника.
- Имя. Указывается имя сотрудника.
- Отчество. Указывается отчество сотрудника.
- Дата рождения . Указывается дата рождения сотрудника.
- Пол. Указывается пол сотрудника, заполняется из выпадающего списка.
- Email. Указывается адрес электронной почты сотрудника.
Глава 4 Отчеты
Журнал ошибок и предупреждений
Отчет формируется из пункта контекстного меню «Расширения» – «Пользовательские отчеты ». В отчет выводится перечень ошибок и предупреждений, зарегистрированных по объектам имущества.
Параметры отчета:
- Медицинская организация. Указывается медицинская организация, заполняется из словаря «Группы контрагентов»
Отчет о действующих объектах имущества
Отчет формируется из пункта контекстного меню «Расширения» – «Пользовательские отчеты ». В отчет выводится перечень объектов, действующих на дату формирования отчета
Параметры отчета:
- Дата отчета. Указывается дата отчета.
- Медицинская организация. Указывается медицинская организация, заполняется из словаря «Группы контрагентов»
Отчет о простоях объектов имущества
Отчет формируется из пункта контекстного меню «Расширения» – «Пользовательские отчеты ». В отчет выводится перечень объектов, находящихся в простое на дату формирования отчета
Параметры отчета:
- Дата отчета. Указывается дата отчета.
- Медицинская организация. Указывается медицинская организация, заполняется из словаря «Группы контрагентов»
